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多くの管理ツールは、通常のDSpace画面経由でアクセスすることができます。あなたが管理者としてログインしている場合に現れます。管理ツールを表示する方法は、あなたの「マイ・リポジトリ」ページに行くことです。
タスクには、管理ユーザインタフェース(ウェブ・ユーザーインタフェースの一部)を使って、入力を行うものがあります。管理ユーザーインタフェースにアクセスするために、DSpaceの基本のURLの後に/dspace-adminを入力してください。例えば :
https://dspace.myu.edu/dspace-admin
ページにアクセスするには、管理者として認証が必要です。その後、ナビゲーションバーの適切なツールをクリックしてください。
トップレベルのコミュニティを追加するには、管理者としてログインし、コミュニティ/コレクションのリストのページに行きます。右上にトップレベルのコミュニティを作成するオプションがあります。クリックすることで新しいトップレベルコミュニティを作成します。「コミュニティ編集」ページに遷移します。
サブコミュニティを作成するには、作成したいサブコミュニティの上位のコミュニティのページを表示して下さい。そのページの「管理者ツール」ボックス内の「サブコミュニティ作成」をクリックすると、新しいコミュニティが作成され、「コミュニティ編集」ページが表示されます｡
コレクションの作成は、一般的なOSのユーザインタフェースで使われている「ウィザード」形式で行われます。DSpaceでの投稿のインタフェースに似ています。
注：このウィザードでは、新しい利用者を追加することができません。すべての利用者レコードは、最初にシステムにロードされなければなりません。必要ならば、後でコレクションと関連づけられた各グループに利用者、およびグループを追加することができます。
コレクションを作成するには、ログインして、そのコレクションを作成したいコミュニティまたはサブコミュニティのコミュニティ(サブコミュニティ）･ホームページへ行き、右上部の「コレクション作成」ボタンをクリックして下さい｡ウィザードがスタートします｡
ウィザードの始めのページで新しいコレクションについてチェック項目が表示されます｡当てはまるものにチェックして「次へ」ボタンをクリックして下さい｡ウィザードの完了後、コレクションを編集することも出来ます｡
しかしながらこのウィザードは、「戻る」ボタンがないという意味で投稿画面ほど洗練されていません。変更したい場合は、「次へ」ボタンをクリックしウィザードを終了した後にコレクション編集画面に戻る必要があります。
ウィザードを完了したら、コレクション編集画面となります｡ここで入力した内容を見直して、補正、修正することが出来ます｡
注1) ”新規アイテムはすべての登録者に閲覧可能とする”にチェックした場合、新しいアイテムが投稿されると、（初期設定のままだと）アイテムと全てのビットストリームの両方にAnonymous READ権限(全ての人が閲覧可能)が与えられます｡
注2) ”新規アイテムはすべての登録者に閲覧可能とする”は、単なる初期設定です。アイテムの権限は後に変更可能です。
注3) ”新規アイテムはすべての登録者に閲覧可能とする”にチェックしなかった場合、後にアイテムの閲覧を誰に可能にするかを、ウィザード内で指定できます。再度述べますが､これは単なる初期設定で、後に変更可能です。
次のページでは、コレクションに関する基本的な情報を入力します。名前、 簡単な説明、序説の入力ボックスは必ず入力して下さい。他の入力ボックスは任意です。（ただしウィザードは必要事項が入ってない理由で、作業の停止をすることはありません。)
著作権表示文はコレクション･ホームページの下部に表示される単純なテキスト文です。
ライセンスに何も入力しない場合は、アイテム投稿時のライセンスのプロセスでサイト管理者によって設定された内容が表示されますが、入力した場合は、入力内容を優先表示します。
備考は自由なテキストフィールドで、そのコレクションに関する、どんな情報も入力することができ、閲覧者には非表示です。
｢コレクション作成のウイザード」のボックスにチェックした数によって、どの利用者(E-people)またはグループがどの作業を可能にするか(例えば、誰が投稿して、誰が投稿ワークフローの許可/却下の作業をするか)を指定する画面の数が変わります。これらのページは、グループ編集と全く同じ働きをします。関連する許可グループのそれぞれの利用者(E-people)またはグループを選択して「次へ」ボタンをクリックして下さい。
注)このウィザードで新規利用者(E-people)登録は出来ません。すべての利用者レコードは、最初にシステムにロードされなければなりません。必要ならば、後で各グループに利用者、およびグループを追加することができます。
この画面では、新規投稿に自動設定されるダブリン･コア値を設定できます。ここで設定出来る値には、投稿ユーザー･インターフェースには表示されないものもあります。また、一括投稿もこれらのダブリン･コア値が付加されることに注意して下さい。
コレクション編集ページは、コレクションのメタデータ(名前と序説のテキストなど)を編集し、権限とワークフローを設定します。また、コレクションを完全に削除することも可能です。
ページのトップにある「削除」ボタンは、リポジトリから（全てのコレクションのアイテムを含んで）コレクションを削除します。
名前、簡単な説明とあいさつ文のテキストフィールドは必須です。その他の項目は、必須ではありません。これは、強制されませんが、強く推奨されることに注意してください。
著作権表示文は、コレクションのホームページの下の方に表示される単なるテキストです。
ライセンスは、このコレクションのための表示ライセンスです（アイテムを提出する時に、提出者が与えなければならないライセンス）。これは、サイトのデフォルト（[dspace]/config/default.licenseに保存され、システム管理者によって編集されます）を無効にします。このフィールドが空白の場合、サイトのデフォルトライセンスが使われます。
来歴は、どのような情報でも記入できるフリーテキストフィールドです。エンドユーザーに見えません。
ロゴのアップロードボタンで、コレクションのホームページで表示されるロゴを追加・変更を行えます。次画面でロゴファイルへのパスを記入するか参照し、アップロードボタンをクリックします。
グループの作成・編集やコレクションの振る舞いを設定するために、権限、投稿者、コレクションの管理者の適切なボタンをクリックします。
ワークフローグループを編集するために、作成・変更したいグループのワークフローステップを選択してグループ編集のプロセスに進んでください。
「アイテムテンプレート」ボタンで、コレクションに追加されるアイテムのメタデータのデフォルト値を設定できます。
このツールを使用して、利用者の追加／修正／削除を行う事ができます。利用者の情報とはメールアドレス（ログインID）とその他の情報です。
利用者が自分で登録手続きする事も出来ます。投稿権限をはじめとする全ての権限は利用者登録しているユーザーのみに与える事ができます。
利用者を登録するには、「E-person追加」ボタンを情報を登録します。
保存ボタンをクリックして終わります。
「利用者(E-People)の選択」ボタンをクリックすると既に登録されている登録者の一覧が表示されます。画面の上部と下部にあるリンクでページを変えることが出来ます。見出し欄をクリックすると電子メールアドレス、姓、またはIDによってリストを分類することができます。該当の登録者の左側の”選択”ボタンを押し利用者を限定してから、編集、削除等を行って下さい｡
このメニューを使用して、システムにおける特別な役割を果たす権限を持つことのできる利用者(E-persons)グループの新規作成、編集、削除をします。
「Anonymous」グループ(全ての人)は、「特殊な」グループです。このグループは、システムを利用するすべての人が属しています｡つまり世界中全ての人を利用可能にする為に存在します｡
「Administrator」グループ(管理者)のメンバーはシステム内での全ての操作を出来る様になるので、グループに加える人の選択には注意が必要です｡
他のグループは様々な目的に使用することができます。例えば、特定のコレクションに投稿できるグループ、ワークフローを管理するグループ、コレクションの管理をするグループ等があります。各グループができることに関する情報は、権限付与を使用して管理できます
グループは、その行動の割り当てに柔軟性を持たせるためとメンテナンスを簡素化するために別のグループを含むことができます。これは、特定の責任のある利用者のグループが異なる責任または範囲のグループの一部であるという階層的なグループ構造を持つ場合に有効です。
新規作成したいグループの名前は、グループの使用方法によって一定の方式で、システムによって自動的に作成されます。その一般的な形は次のとおりです。
オブジェクト型_オブジェクトID_アクション
たとえば、コレクションXYZへの投稿権限を与える利用者(E-persons)のグループ名は、次のようになります。
COLLECTION_XYZ_ADD
この場合、XYZはハンドルではなく、コレクションの内部 ID （データベースの主キー）であることに注意してください。コレクションやコミュニティの内部IDは、ナビゲーションバーのコミュニティ/コレクションをクリックすることで知ることができます。コミュニティあるいはコレクション名の横の括弧内の2番目の数字がオブジェクトの内部IDです。
手入力でグループ名を与える場合もこの方式に従うことをお薦めします。それによって、必要なグループを見つけることが容易になります。管理用ユーザインターフェースは、ワークフローステップのためのグループや投稿者グループを自動的に作成しますが、グループのメンバは手入力で追加する必要があります。
手入力でグループを作成するには、「新規グループ作成」をクリックしてください。初期設定値として、｢new groupXX｣と作成されますが、変更は可能ですので、名前を入力し、｢更新｣ボタンをクリックして下さい｡
このメニューを使用して、アイテムの編集、取り下げ、削除をします。アイテムのハンドルまたは内部ID（データベースの主キー）を入力欄に入力し、アイテムの編集が出来ます。管理者は、通常の検索で表示させたアイテムレコードの｢編集｣ボタンからでも編集することが出来ます｡こちらの方がより簡単に編集できるかもしれません｡
「削除（消去）...」機能は、アイテムとその登録情報を抹消してしまうので注意してください。この機能は問題が起きる可能性がありますのであまり推奨できません｡例えば、削除した記録は全く残らないので、OAI収穫者にはそのアイテムが存在しないのか、削除されたのか、という事実がわからなくなり、混乱をまねく恐れがあります｡
メーニューの指導者を選ぶと以下の3つのボタンが表示されます｡
以下のセクションでは一般的な指導者としての処理を詳しく述べます。
注)指導者データベースのクリーニングは、データベースの基本メンテナンスのために時々利用して下さい｡画面転換などなく、短時間で終了します｡
「設定済み指導者の閲覧」を選ぶと、現在の全ての指導者一覧が表示されます。このページから、指導者の権限を編集することや、指導者を削除することができます。（以下のセクションを見て下さい）
このページは、現在の指導グループの名前、指導されているアイテムの投稿者名とアイテムのタイトルを表示します｡
また、以下の｢指導者の追加｣ に従ってこのページから指導者を加えることができます｡
指導者のメインページもしくは｢設定済み指導者｣ページから｢指導者の追加｣を選びます｡
次に、指導者の権限を与えるグループをこのページのグループの選択リストから選んでください｡このボックスにはシステム上に現在存在する全てのグループが表示されます｡次に、指導されるワークスペースのアイテムを選択して、右の丸い選択ボックスをチェックして下さい。
注）アイテム一覧の最左項目にあるIDは、ワークスペースアイテムのためのデータベースIDであり、サイト管理者の参照のためにあります｡
一度、接続させるために、グループとワークスペースアイテムを選ぶと、｢初期設定権限｣ 選択ボックスから設定を選択することもできます。ここで提供される初期設定選択は以下の通りです。
正しく入力したら、｢指導者の設定実行｣ボタンをクリックして下さい｡設定が変更されると、指導者のメインページへ戻ります｡
設定済み指導者の閲覧ページの一覧の中から削除したい指導者グループの右側の｢削除｣ボタンをクリックして下さい｡確認の為、削除しようとしている内容が表示されます｡正しければ「削除」ボタンをクリックして下さい｡
設定済み指導者の閲覧で、権限を編集したい指導者の｢ポリシー｣ボタンをクリックしてください。アイテムの権限付与の一覧が表示されます｡ここから特定アイテムの権限の編集や削除が出来ます｡
指導者グループの権限設定のために､アイテム、バンドル、ビットストリームの変更したいどれかの一覧の上部の｢権限の追加｣ボタンをクリックして下さい｡そして、表示されたグループ一覧から追加したい指導グループを選択してください｡次に、実行したい権限(READやWRITE等)を選択して、｢保存｣をクリックすると権限を追加することが出来ます｡
DSpaceは、デフォルトでDublin Core Libraries Working Group Application Profile (LAP)に基づく適切なバージョンのダブリン･コア要素を使用しています。また、レジストリに別のメタデータスキーマを定義することもできます。この登録は注意書きと一緒にダブリン･コア要素とシステム項目のリストを規定します。必要に合わせてダブリン･コアとの関係付けを設定することが出来ます｡
ただし以下のことに注意して下さい｡
date.availableやアイテム表示と検索インデックスのためのtitleなど様々な機能システムによって使用されます｡そのために注意書きを変えることはできますが、要素か項目を変えたり、外したりすべきではありません。どの要素や資格がシステムによって使用されるかを確認するには、[dspace-source]/config/registries/dublin-core.xmlファイルをご覧下さい。dublin-core-types.xmlファイルはDSpaceをインストールする時にだけ使用されるので、当画面で行う変更は反映されません｡(逆も同様です)dublin-core-types.xmlは、データベースにメタデータレジストリーを登録するビルドプロセスでだけ使われることに注意してください。この画面での変更はXMLファイルではなくデータベースに反映されます（逆もまた同様です）。
このビットストリーム形式登録は使用するビットストリームに関する情報とそのサポートレベルを提供します｡新しいビットストリーム形式の編集や追加が出来ます｡以下に注意して下さい｡
config/registries/bitstream-formats.xmlファイルはDSpaceをインストールする時にだけ使用されるので、当画面で行う変更は反映されません｡(逆も同様です)
処理が中断されていて二度と完成される予定の無いワークフローを、このツールで削除出来ます｡
この機能は、コミュニティやコレクション、アイテムに特定の権限付与を設定するために使用します。利用者がコミュニティ、コレクション、アイテムに対して何かを行うためには、その権限を持っていなければいけません。DSpaceの初期設定では権限を基本的に否定というポリシーで設定しています。許可権限は「継承」されません。例えば、ある利用者があるアイテムのREAD権限(閲覧権限)を持っていたとしても、必ずしもそのアイテムのバンドルやビットストリームに対するREAD権限(閲覧権限)を持っているとは限りません。
コレクションに関係するグループに役割を実行する権限を与えるためにはこのツールを使用して下さい。手順は以下の通りです｡
注）
あるコレクションに新規投稿されたアイテムのアイテムとビットストリームには、初期設定値である閲覧権限が与えられます｡ただし、アイテムの受理後にコレクションの初期設定権限を変更しても、既存のアイテムの権限は自動的に変更されません。必要なら、アイテム権限付与一括管理ツール を使ってそれらのアイテムに対する権限を変更しなければならなりません。
全てのコレクションは投稿者グループにADD (追加)権限を持たせなければなりません｡ADDの権限を持たせなければ、誰もコレクションにアイテムの投稿が出来ないことになります｡
このツールで、上記で説明されているコレクションの編集とほぼ同じような方法で、コミュニティの権限を編集できます。
現在、管理は一元的に行っているので、このツールの使い道は多くありません。通常、コミュニティを作するとAnonymousグループ(全ての人)のためにREAD権限(閲覧権限)が与えられます｡この権限は(もしあれば)コミュニティのロゴに適用され、それによって閲覧者がコミュニティのホームページへ行った時にロゴを見ることが出来ます｡
コミュニティ権限は、初期設定で Anonymous READ権限(全ての人が閲覧可能)が設定されています｡
このツールで、個々のアイテムの権限を編集します。コレクション内の、あるアイテムの権限を他の権限と違う権限にしたい時、アイテム権限付与の編集を使用して変更できます。しかしながら、コレクションの長期管理のためには、コレクション内のアイテムの全てに同じ権利を共有させることをお薦めします｡
このツールを使用して全てのコレクションのアイテムやビットストリームの権限を設定、解除します｡「権限の解除」ボタンの使用には注意をしてください｡
上部のコレクション･リストからコレクションを選択して、下部のグループ･リストから権限を与えたいグループか削除したいグループを選択して下さい｡そして、権限を編集したい種類（アイテムかビットストリーム）と権限を選択バーから選んで下さい｡
例として、特定の利用者グループの全員に、ある制限付きコレクションの全てのビットストリームにアクセスできるRead権限(閲覧権限)を与えたいとします｡この場合、上部のコレクション･リストから該当するコレクションを、「種類」選択から｢ビットストリーム｣を、「グループ」リストから権限を与えたいグループを、「権限」選択から「READ」を選択して「権限の追加」ボタンをクリックします。
このメニューを使ってホームページの中央枠のトップボックスと右サイドバーの、2箇所のテキスト(ニュース)を編集出来ます｡
メニューの「ニュース編集」をクリックした後で、編集したいニュース項目のどちらかの｢編集｣ボタンをクリックして下さい｡テキストボックスが表示されますので、ニュース等を入力して下さい｡当項目はいつでも何度でも編集が出来ます｡このテキストボックスでは、HTMLタグを使用することはできますが、HTMLとしての正しさのチェックは行われないことに注意してください。
このツールでDSpaceのデフォルトのライセンスを編集できます。
デフォルトのライセンスは、コレクション特有のライセンスが定義されていない場合に使用されます。
注意）既に公開されているアイテムにはデフォルトライセンスの変更は適用されません。